Facility Officer - Working student

• Zajišťuje profesionální provoz recepce společnosti a přímou podporu návštěv, včetně jejich přivítání, evidence a organizace prostoru pro jednání.
• Poskytuje interní administrativní a organizační podporu napříč společností (např. organizace služebních cest, rezervace ubytování, zajištění meetingů, seminářů a interních akcí).
• Zajišťuje potřeby společnosti v oblasti správy prostor, vybavení, kancelářského materiálu a údržby. Komunikuje se správou budovy, dodavateli a dalšími poskytovateli služeb.
• Sleduje potřeby jednotlivých oddělení v oblasti vybavení, objednává kancelářské potřeby, občerstvení a další provozní služby.
• Podílí se na organizaci výběrových řízení dodavatelů a spolupracuje s finančním a nákupním oddělením při správě smluv, objednávek a faktur.
• Aktivně spolupracuje na správě a evidenci majetku společnosti, včetně inventarizace a evidence zařízení.
• Zodpovídá za správu vozového parku společnosti, včetně rezervací parkování, kontroly vozidel a vedení předepsané dokumentace (knihy jízd apod.).
• Vede a archivuje základní dokumentaci společnosti, zajišťuje potřebné informace v rámci provozu a komunikuje s externími subjekty, včetně institucí a dodavatelů.
• Spravuje systém objednávek a smluv v systému ARIBA (SAP) – zpracovává objednávky, přehledy a podklady ke korporátním fakturám.
• Zajišťuje každodenní administrativní činnosti včetně zpracování došlé a odeslané pošty, telefonické komunikace a elektronické evidence dokumentů.
• Spolupracuje s odděleními HR, Finance a Procurement na tvorbě a revizi interních postupů, směrnic a pravidel v oblasti provozního zajištění.
• Odpovídá za správné nastavení a plynulý chod provozních procesů v rámci podpory jednotlivých týmů společnosti.
• Podporuje Operations Country Managera.
• V případě potřeby zastupuje kolegy v jiných administrativních činnostech, především v rámci provozního oddělení.

Allianz